O uso da tecnologia nas empresas cresce, sobretudo por facilitar a execução das atividades e satisfazer os consumidores. Por isso, é comum que cada vez mais gestores estudem o que é a metodologia BPM, sua forma de agir, as vantagens de adotar a estratégia e como implementá-lá.
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| Foto: Freepik |
Tal busca é, inclusive, um dos fatores que justificam o aumento do investimento no setor. Segundo a Mordor Intelligence, em 2024, o mercado de BPM foi avaliado em US$14,96 bilhões e, até 2029, espera-se um crescimento de 11,83% — cerca de US$26,17 bilhões.
A pesquisa ainda destaca os motivos pelos quais as empresas se empenham em saber como funciona a metodologia BPM, e o principal é a conquista de benefícios como a redução de custos, melhoria na produtividade e, claro, a lucratividade.
Para saber mais sobre o que é a metodologia BPM, continue nesse artigo. Nas próximas linhas, falamos:
como a metodologia age;
quais os benefícios do BPM;
como implementá-lo;
o que considerar ao aderir à gestão de processos.
Boa leitura!
BPM, Business Process Management (ou gestão de processos de negócios), é uma abordagem sistemática para auxiliar gestores na identificação, modelagem, análise, melhoria e automação de atividades de um fluxo de trabalho.
Seu objetivo é aumentar a eficiência e a agilidade organizacional, promover a integração entre as etapas e pessoas envolvidas e alcançar melhores resultados.
Para funcionar adequadamente, a implementação do BPM deve levar em consideração algumas regras específicas, conforme veremos adiante. Tais diretrizes analisam o estado atual dos processos de uma companhia, suas necessidades, objetivos e as ferramentas disponíveis para otimização.
Dessa forma, é possível associar o uso da metodologia às mais potentes tecnologias do momento, como a inteligência artificial e os sistemas de automação complexos e, assim, aumentar a produtividade e os lucros da companhia.
A metodologia BPM funciona em 4 principais etapas. Conheça-as a seguir.
Entender a situação atual do fluxo organizacional é imprescindível para decidir os novos rumos da companhia. Aqui, os gestores identificam os problemas existentes e suas causas, os gargalos, as oportunidades de melhorias e até as etapas desnecessárias, que não agregam valor à produção.
A partir disso, é possível traçar novos objetivos e estratégias mais apropriadas para conquistá-los.
A etapa de mapeamento de processos ou modelagem é o momento de documentar as decisões tomadas no diagnóstico. Aqui, insira em um organograma (ou outro tipo de notação que melhor lhe convir) todas as etapas que compõem o seu fluxo organizacional, desde o recebimento da demanda até sua entrega ao cliente.
Para isso, use diagramas compostos por formas, linhas e cores específicas, que deixem claras aos times suas atribuições em cada etapa do processo.
Com o mapeamento em mãos, é hora de analisar a execução até aqui. Para isso, estude o novo fluxo e busque gargalos ou ineficiências que ainda existam. Neste momento, é essencial contar com a colaboração dos times envolvidos nos processos — afinal, eles são as pessoas mais familiarizadas com o dia a dia das operações.
Com base nas observações e nos feedbacks coletados, você pode rearranjar o fluxo operacional e otimizá-lo a seu gosto antes mesmo da implementação, para que, desde o início, os processos estejam refinados.
Por fim, é o momento de colocar o planejamento em ação. Nesta etapa, observe atentamente como o novo processo se comporta: se funciona ou não, onde estão seus pontos fortes e fracos, quais são as oportunidades de melhorias ou se ainda existem etapas a melhorar ou otimizar.
Aliás, vale ressaltar que o monitoramento vai muito além da etapa inicial e demanda atenção constante. Afinal, é por meio desse procedimento que você identifica e analisa as métricas de sucesso para realizar mudanças estratégicas. Por isso, lembre-se de priorizar plataformas que ofereçam resultados completos sobre as operações.
Agora que você já sabe como implementar o BPM, é natural se perguntar quais os benefícios que a prática oferece. Desde já, adiantamos que a lista é extensa, porém, destacamos:
aumento da eficiência operacional: ao identificar e eliminar as falhas operacionais nos processos, as companhias elevam o nível da eficiência e os tornam menos custosos e mais produtivos;
melhoria na qualidade e consistência: o BPM ajuda a padronizar os processos, o que assegura a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos;
mais agilidade: por meio da modelagem, é possível tornar todo o fluxo mais ágil, tanto pela eliminação de etapas desnecessárias quanto pela otimização e adoção de estratégias como a automação;
transparência e controle: mais visibilidade sobre os processos permite um monitoramento mais assertivo, com mais facilidade de identificação de problemas ou falhas;
satisfação do cliente: processos padronizados e mais eficientes resultam em produtos ou serviços de mais qualidade, o que impacta diretamente a satisfação dos seus consumidores.
Tão importante quanto entender o que é a metodologia BPM é saber o que levar em consideração na hora de adotar a disciplina nas empresas. Para isso, você precisa entender suas necessidades e, claro, contar com especialistas na gestão de processos.
Esses profissionais, mais do que auxiliar na incorporação, indicam plataformas que oferecem exatamente o que você precisa. Dessa forma, você administra suas operações e conquista a satisfação dos consumidores, sem sofrer com prejuízos e falhas recorrentes.
Portanto, reserve um tempo para pensar a respeito e pesquisar sobre empresas que entendem profundamente o que é a metodologia BPM aplicada à uma companhia. Assim, você otimiza suas atividades e leva seu negócio ao próximo nível de excelência.
Este artigo foi escrito pela Lecom, empresa referência na Gestão Inteligente de Processos, que oferece ao mercado uma plataforma de BPMS (Business Process Management Suite ou System) para automatizar, executar, melhorar e gerenciar processos.
