Confira orientações que podem ajudar a conquistar os resultados esperados.
Os projetos são considerados a força motriz das empresas: através deles, as ideias são colocadas em prática a fim de atingir objetivos específicos. No entanto, quando acontecem falhas durante os processos, que não são identificadas e corrigidas, os resultados ficam comprometidos. Para garantir que um projeto seja bem-sucedido, a orientação é que gestor e equipe conheçam cada etapa de forma criteriosa.
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| Foto: Divulgação/ Freepik |
Um projeto pode ser compreendido como o esforço temporário para a criação de algo, que pode ser um produto, um serviço ou um resultado exclusivo, segundo o guia de gestão de projetos, PMBOK.
Nas empresas, os projetos são criados para a obtenção de resultados positivos em diferentes áreas, como a redução de custos, a melhoria de processos, o aumento da competitividade, entre outros.
A partir da elaboração, o projeto ganha vida e passa a movimentar a rotina de trabalho da equipe responsável por sua realização. O ciclo vital possui cinco fases, que devem ser bem definidas, planejadas e executadas para garantir o sucesso do resultado. Criar linha do tempo para o projeto é uma estratégia que pode auxiliar a empresa a determinar todas as necessidades em cada uma das etapas.
Conheça as etapas de um projeto
De acordo com o PMBOK, a primeira etapa do projeto é a iniciação, que consiste na sua abertura oficial. É o momento de definir quais são os objetivos e o prazo para conquistá-los. Para isso, é preciso selecionar o gestor responsável pelo projeto e avaliar os recursos disponíveis.
A segunda etapa é o planejamento, quando é realizada a estruturação do projeto. É hora de definir o escopo, as tarefas e as entregas. Também devem ser analisados os custos e os riscos envolvidos no trabalho.
Após o planejamento, devem ser iniciadas duas fases simultaneamente: execução e monitoramento. Executar é realizar o trabalho na prática. Para isso, há a divisão das tarefas entre a equipe. Monitorar é acompanhar a realização das atividades e identificar se há necessidade de ajustes, atualizações e reconfigurações.
A última etapa é o encerramento, quando é feita a revisão e a entrega final. Também é o momento de analisar a execução do projeto, apontando erros, acertos, desafios e soluções.
Conhecer bem cada etapa do projeto é o primeiro passo para assegurar que ele seja bem-sucedido. A Fundação Instituto de Administração (FIA) explica que, quando o trabalho é bem construído e os prazos são respeitados, dificilmente haverá surpresas negativas.
Gestão de projetos
Reconhecendo que nenhum projeto é a prova de falhas, a FIA destaca que uma boa gestão é o diferencial para oferecer mais segurança aos processos e, assim, obter os resultados esperados.
A instituição destaca que o gestor é o responsável por liderar as ações em todas as fases do projeto, delegando tarefas e acompanhando a equipe de perto. Para exercer a liderança de forma adequada e coerente, o profissional deve ter competências como organização, boa comunicação, empatia, flexibilidade e resiliência.
O gestor também tem a responsabilidade de motivar e engajar a equipe. O sucesso de um projeto depende de todos os profissionais envolvidos em cada uma das etapas. O Instituto Brasileiro de Coaching (IBC) ressalta a importância da organização, do planejamento, da disciplina, do feedback e do gerenciamento de tempo para que os resultados sejam alcançados.
Softwares e ferramentas
O mercado oferece uma série de soluções tecnológicas que auxiliam na criação, no desenvolvimento e na execução de projetos.
A linha do tempo de um projeto, que mostra o seu ciclo de vida com todas as etapas e processos interligados, pode ser feita através de ferramentas online. Para tornar a comunicação entre a equipe mais eficiente, a empresa pode investir em tecnologias específicas.
Outra possibilidade é cronometrar o tempo gasto em cada atividade por meio de softwares que oferecem a opção. Também há soluções que permitem gerar relatórios para o acompanhamento mais preciso das etapas.
A FIA orienta avaliar quais softwares e ferramentas atendem às necessidades da empresa e do trabalho proposto para fazer escolhas mais assertivas.
